OKbase / Blog / Kde a kdy je vhodné používat mobilní docházkové terminály?

Kde a kdy je vhodné používat mobilní docházkové terminály?

30. 6. 2021 5 minut čtení
  Vojtěch Klimeš

Ačkoliv se může zdát, že nasazení mobilních terminálů je přímou reakcí na pandemii, opak je pravdou.

Myšlenky na mobilní terminál nebyly motivovány potřebou kontrolovat zaměstnance na home office, ale snahou zjednodušit a zlevnit evidenci pracovní doby u zaměstnanců, kteří nemají stálé místo výkonu práce - na různých drobných pobočkách (retail, cestovní ruch) nebo pokud pracují tzv. v terénu (strážci ochrany přírody, obchodní cestující, terénní inspektoři), případně se starají o různá zařízení na rozlehlém území (údržba, úklid a ostraha).

 

Výhody mobilního docházkového terminálu oproti klasickému docházkovému terminálu “na zdi”

Výhody mobilního terminálu lze shrnout dvěma hesly: finanční dostupnost a jednoduchá správa. Pokud na několika málo místech potřebujete relativně rychle pořídit velké množství docházkových záznamů, pak je klasický terminál nepřekonatelný. Pokud ale firma provozuje více malých provozoven pouze s několika zaměstnanci, pak je pro ně finančně i organizačně náročné na každou provozovnu zajistit klasický docházkový terminál. Pro tyto případy doporučujeme model, kde stačí na každou provozovnu pořídit NFC nálepku a zaměstnanci si mohou evidovat svou docházku pomocí naší aplikace v jejich mobilního telefonu. Víme, že tato funkcionalita skvěle funguje i u zapomenutých zaměstnaneckých karet. Náklady na jednu NFC nálepku i s “korporátní grafikou” představují hodnotu stovek korun oproti fyzickému terminálu s pořizovací cenou desetitisíců korun.

 

Jak na terénní pracovníky?

Pokud potřebujete mít kvalitně zaevidované, že zaměstnanec byl „v terénu“ skutečně tam, kde být měl (nejen z pracovně právních důvodů, ale i s ohledem například na reklamace koncového zákazníka), pak na takové místo nalepíte jednu NFC nálepku a máte jistotu, že zaměstnanec nezadá záznam docházky jinde. Takto zabezpečíte klidně 100 míst za velmi nízkou pořizovací cenu. Je možné používat také GPS souřadnice. Aplikaci stačí nainstalovat, přihlásit se do ní a můžete ji začít okamžitě používat. Jednoduché a efektivní.

 

Přestali jste kouřit? Gratulujeme!

Má-li být jakákoliv aplikace úspěšná, musí být zároveň i chytrá. Co to v praxi znamená? Naše aplikace jde uživateli tzv. „naproti“. Nejjednodušší příklad – přicházíte do práce – rovnou vám nabídne záznam „Příchod do práce“. Často zadáváte záznam „Kuřácká přestávka“? Nabídneme vám ho. Nebo poslední měsíc už nekouříte? Takové tlačítko vám nebude zbytečně zabírat místo na displeji. Ve většině případů přiložíte telefon k NFC čipu a systém vám zaznamená ten správný typ záznamu docházky.

 

Chtěli byste pro účely docházky skenovat obličeje nebo otisk prstu?

Zlaté pravidlo je, že čím je jakákoliv aplikace jednodušší, tím je zpravidla i bezpečnější. Čím více údajů o svých zaměstnancích zjistíte, tím více se o tyto údaje musíte starat a předcházet nebezpečí jejich úniku.

V Evropě máme velkou úctu k osobním právům každého jednotlivce, a i podle směrnice na ochranu osobních údajů (GDPR) by se měly tak citlivé údaje, jak jsou ty biometrické, používat jen v nezbytně nutných případech. Mezi ty evidence docházky nepatří.

Avšak mobilní aplikace částečně řeší i tento problém – biometrické zabezpečení mobilního telefonu (otisk prstu, faceID) je dnes téměř samozřejmostí. A je-li zabezpečen telefon, jsou zabezpečeny i záznamy docházky přes naši aplikaci.

 

Falšování docházky. Byl docházkový sešit nejspolehlivějším řešením?

Pokušení zaměstnanců upravit si svoji docházku je taková „never-ending story“. Ani moderní docházkové terminály, na kterých se používají čipové karty, nezajišťují stoprocentní ochranu. Situace, kdy jeden zaměstnanec vezme karty svých kolegů a ve správný čas si „pípne docházku“ nejen za sebe, ale i za ostatní, není neobvyklá. Ale půjčíte na delší dobu kolegovi svůj mobil? A řeknete mu svůj PIN k němu?

Pracujeme i s dalšími metodami ochrany zadaných záznamů, jako je kontrola manipulace s časem na telefonu, záznamy mimo signál mobilních operátorů nebo již zmiňovaná geolokace. U podezřelých záznamů dáváme vedoucím do ruky nástroje, jak takovou manipulaci odhalit. Poctivým zaměstnancům ale aplikace život nezkomplikuje.

 

NFC samolepka v  provozovně
NFC samolepka v  provozovně

 

 

Pepickovo_NET aneb vím, že jsi doma

Když jste někomu kdysi zavolali na pevnou linku, nemuseli jste se ptát, kde je. Na stejném principu je založena funkce „domovská Wi-Fi síť“. Jedná se o poměrně jedinečnou funkci naší aplikace, která pomáhá zaměstnavatelům v oblasti kontroly a zabezpečení práce z domova. Každý zaměstnanec si může zaregistrovat právě jednu Wi-Fi síť, kterou má doma. Pokud provede záznam v této síti, je považován za terminálový. Zaměstnavatel má tímto jistotu, že byl záznam docházky proveden tam, kde se se zaměstnancem domluvil, že bude pracovat.

Netvrdíme, že tato metoda je tou nejoptimálnější. Ale práce z domova obecně vyžaduje vždy větší míru zodpovědnosti a důvěry na straně zaměstnance i zaměstnavatele. Aplikace by vždy měla být pouze nástroj, jak tuto důvěru upevňovat. A mimochodem – řada malých provozoven má svoje specifické Wi-Fi sítě, tudíž lze tuto funkcionalitu použít i v rámci individuálních provozoven.

 

Máte další otázku k NFC samolepkám? Zajímá vás mobilní aplikace na sledování docházky a její porovnání s mobilním terminálem na čipové karty?

Napište nebo zavolejte na naše obchodní oddělení, rádi se vám budeme věnovat.

#dochazka #OKbase #GDPR #novinka

Zjistěte, jak může pomoci OKbase i Vám Napište nám

Dále doporučujeme články

Reportáž: Když přijde ISO audit do personálního oddělení

18. 6. 2021 3 minuty čtení
  OKsystem

Co můžete čekat, když se chystá auditor do personálního oddělení a vy máte HR řešení OKbase?
→ Pokračovat ve čtení

#OKbase #GDPR

Školení OKbase - pro nové zaměstnance i pro ty, kteří si chtějí rozšířit své znalosti

12. 7. 2021 3 minuty čtení
  Jitka Sotonová

Jak hodnotí průběh školení účastníci a které kurzy nejvíc letí?
→ Pokračovat ve čtení

#OKbase

Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním těchto stránek s tím souhlasíte.

Více informací