OKbase / Blog / Reportáž: Když přijde ISO audit do personálního oddělení

Reportáž: Když přijde ISO audit do personálního oddělení

18. 6. 2021 3 minuty čtení
  OKsystem

Co můžete čekat, když se chystá auditor do personálního oddělení a vy máte HR řešení OKbase?

V OKsystemu máme dlouhodobě implementované a certifikované mj. normy ISO 9001 a 27001, tedy systém řízení kvality a bezpečnosti informací. Každoročně k nám do firmy přicházejí auditoři, kteří ověřují plnění všech požadavků pro udělení certifikátu na další období.

Naše letošní schůzka s auditorem proběhla online, stejně jako v loňském roce,“ říká Eva Vodenková, personální a provozní ředitelka. „Společně s kolegyní jsme auditorovi přes sdílenou obrazovku ukazovaly, jak v naší OKbase evidujeme a řídíme personální procesy napříč firmou.

 

Jak se připravit na audit

V HR jsme se předem nemuseli nijak zvlášť připravovat. V OKbase máte vše přehledně na jednom místě, kdykoliv dostupné. Dotazů bylo mnoho. Týkaly se GDPR, oblasti náboru, evidence našich zaměstnanců, vzdělávání, správy personálních dokumentů i hlídání a dodržování zákonných termínů v jednotlivých personálních oblastech.

Velkou výhodou systému je souhrnná online nástěnka s upomínkami pro nás, personalisty. Díky ní splníme nejen zákonné požadavky, ale také pohlídáme důležité termíny i například gratulace našim zaměstnancům k životnímu jubileu a k pracovnímu výročí.

Každý náš zaměstnanec je zároveň uživatelem OKbase. Může sám přes webového klienta nejen kontrolovat správnost svých osobních údajů, ale aktivně s námi, s personálním oddělením, komunikovat, třeba při žádosti o vzdělávání. Jedním kliknutím nám může poskytnout/odvolat souhlas, nebo potvrdit seznámení se s dokumenty, které jako zaměstnavatel musíme evidovat. Vedoucí mohou v systému požadavky svých podřízených schvalovat, případně zadávat, nebo mohou sledovat či absolvovat i celý náborový proces společně s personálním oddělením.“

 

Audit_v_HR_Eva_Vodenkova

GDPR pod kontrolou

Následující příklad dokládá situaci, kdy nám OKbase ulehčila práci a doslova vytrhla trn z paty,“ doplňuje personální ředitelka. „V březnu jsme potřebovali zajistit od každého zaměstnance souhlas se zpracováním osobních údajů v souvislosti s povinným testováním na přítomnost nákazy COVID-19. Souhlas bylo nutné obratem získat od všech zaměstnanců, a to i od těch, kteří dlouhodobě pracují z domova. Stačilo vystavit informaci do systému a lidé souhlas odklikli. Do týdne jsme měli souhlasy od všech 400 zaměstnanců, bez jediného osobního setkání. Auditorům vyhovovalo provedení této evidence.“

Stejně jako u ostatních položek, i zde je evidence snadno dostupná a průkazná. „Audit je za námi, bez neshod a nedostatků,“ uzavírá spokojeně Eva Vodenková.

#OKbase #personalistika #HRmanagement #GDPR

Zjistěte, jak může pomoci OKbase i Vám Napište nám

Dále doporučujeme články

Kde a kdy je vhodné používat mobilní docházkové terminály?

30. 6. 2021 5 minut čtení
  Vojtěch Klimeš

Ačkoliv se může zdát, že nasazení mobilních terminálů je přímou reakcí na pandemii, opak je pravdou.
→ Pokračovat ve čtení

#OKbase #GDPR

Školení OKbase - pro nové zaměstnance i pro ty, kteří si chtějí rozšířit své znalosti

12. 7. 2021 3 minuty čtení
  Jitka Sotonová

Jak hodnotí průběh školení účastníci a které kurzy nejvíc letí?
→ Pokračovat ve čtení

#OKbase

Personalistika bez papíru, neboli paperless HR. Co si pod tím představit?

21. 6. 2021 3 minuty čtení
  Vojtěch Klimeš

Proč zatím nejde elektronicky podepisovat důležité pracovněprávní dokumenty? A kde naopak už teď můžete fungovat bez zbytečných papírů?
→ Pokračovat ve čtení

#personalistika

Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním těchto stránek s tím souhlasíte.

Více informací