Personalistika
S tímto nástrojem evidujete a spravujete veškeré potřebné personální údaje o osobách v pracovněprávních vztazích.
Přehledná evidence Organizační schéma a systemizace Evidence souhlasů Řízení workflow Časová platnost Hodnocení Tuzemské a zahraniční pracovní cesty Vzdělávání Benefity Nábory
Přehledná evidence
- Personální údaje
- Průvodce založením zaměstnance
- Propojení s náborem
- Průběžná aktualizace údajů i ze strany zaměstnanců
- Pracovněprávní vztahy (HPP, DPP, DPČ)
- Souběhy
- Tvorba smluv a dodatků ze šablon
- Požadavky a záznamy
- Pracovně lékařské prohlídky
- Průkazy a osvědčení
- Znalosti
- Pracovní pomůcky
- Pracovní úrazy
- Okamžité hlášení úrazů
- Možnost využití webové samoobsluhy
Tyto evidence umožňují definovat požadovaný druh, termín splnění a případnou periodu opakování dané akce. Konkrétní požadavky jsou následně porovnávány s evidencemi Záznamů (např. absolvovaná zdravotní prohlídka). Výsledkem je informace o splnění/nesplnění daného požadavku. Informován je zaměstnanec, manažer, personalista, případně další pověřená osoba (prostřednictvím webové samoobsluhy, sestav a tzv. nástěnky).
Organizační schéma a systemizace
Strukturovaný přehled:
- Organizační jednotky
- Pracovní místa
- Vytváření pracovních míst nebo jejich šablon
- Přiřazení zaměstnance na pracovní místo
- Sledování obsazenosti pracovních míst
- Definice zastupování
- Organizační struktura
- Různé grafické zobrazení (včetně fotografií zaměstnanců)
- Náhled ve webové samoobsluze
- Export do OrgPlus a Visio
Evidence souhlasů
- Kategorizace údajů
- Správce z pohledu zákonnosti zpracování provede kategorizaci osobních údajů
- Prokazatelnost a odvolatelnost souhlasů
- U všech položek, které vyžadují souhlas, umožní OKbase souhlas poskytnout/odvolat a tuto skutečnost zaznamená. Doložitelnost je založena na základě zadání hesla uživatele
- Nástroj pro mazání a anonymizaci
- Pro účely dodržení časového hlediska zákonnosti zpracování podporuje OKbase výmaz historických položek
- Výpis a export osobních údajů
- Export zpracovávaných osobních údajů do elektronické formy – mj. jako podpora práva na přístup a přenositelnost
Řízení workflow
V rámci organizační struktury definujete nadřízenost pracovních míst vůči organizačním jednotkám nebo jiným pracovním místům. Nadřízenost nastavíte prostřednictvím tzv. kompetencí (má pravomoc schvalovat přesčas, dovolenou apod.), které jsou využívány pro řízení interních procesů společnosti (schvalovací workflow).
Časová platnost
Změny provedené v organizační struktuře jsou evidovány včetně kompletní historie a kdykoliv je možné se přenést do historického období s odpovídajícím náhledem na dané schéma. Systém umožňuje modelování organizační sktruktury do budoucna (např. pro účely plánování, změn firemní strategie apod.).
Hodnocení
Systém hodnocení je široce konfigurovatelný podle vašich potřeb. Hodnocení provádíte přímo ve webové samoobsluze.
V rámci hodnocení si nastavíte:
- Libovolné množství kritérií
- Textový návod pro hodnotitele
- Hodnotící škály
- Zařazení do kategorie
- Kontrolu znalostí a požadavky na další vzdělávání
- Při sestavování definic hodnocení můžete:
- Určit váhu a pořadí kritérií
- Nastavit pravidelná i mimořádná hodnocení (např. jako součást adaptačního procesu)
- Definovat periodu opakování (čtvrtletní, roční)
- Přiřadit hodnotitele a schvalovací proces
Výsledky hodnocení mohou být využity jako zdroj dat pro další vnitropodnikové procesy (např. rozdělení odměn, definice vzdělávacích potřeb).
Tuzemské a zahraniční pracovní cesty
Kompletní správa a evidence tuzemských a zahraničních pracovních cest zaměstnanců. Schvalování návrhů, zpráv a vyúčtování služebních cest jednoduše ve webové samoobsluze nebo v mobilu. Náhrady se generují vždy v souladu s platnou legislativou nebo firemními pravidly. Vyúčtování náhrad a nákladů se automaticky promítá do mezd a účetního systému.
Vzdělávání
- Definujte individuální vzdělávací plány a kontrolujte jejich plnění
- Zlepšete organizaci firemního vzdělávání
- Přihlášení na akci a automatické založení události v kalendáři
- Sledování termínu periodických kurzů
- Kontrola čerpání rozpočtu
- Kontrola plnění individuálních vzdělávacích plánů
- Hodnocení vzdělávacích akcí
Benefity
Možnost čerpat mimoplatové benefity dnes nabízí téměř každý zaměstnavatel. Evidence benefitů vždy vychází z konkrétních požadavků zákazníka a lze ji napojit i na stávající systém firemní „cafeterie".
- Evidence nároku (stravenky, příspěvek na sport a kulturu, penzijní připojištění…)
- Sledování čerpání
- Propojení se mzdovým systémem
Nábory
Systém vás provede kompletním náborovým procesem od vypsání nové pracovní pozice až po uzavření pracovní smlouvy. Máte přehledně všechny interní a externí uchazeče, hodnotitelé nezmeškají žádný pohovor a poznámky o uchazečích mohou sdílet online.