Moderní docházkový software: Co všechno dokáže evidovat?

Docházkový systém OKbase slouží nejen pro řádné naplnění evidenční povinnosti zaměstnavatelů uložené Zákoníkem práce, ale především usnadňuje a zefektivňuje nezbytné plánování, evidenci a zpracování informací o práci zaměstnanců.

Docházka vede evidenci pracovní doby, tzn. příchodů, odchodů a přerušení práce zaměstnanců, dále umožňuje plánovat a evidovat práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti, navrhovat, schvalovat a evidovat pracovní cesty, dovolené, přestávky a překážky v práci. Docházka umožňuje plánování směn, pohotovostí, přesčasů a nepřítomnosti zaměstnanců pro pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozvržením a současně hlídá splnění všech zákonných požadavků a limitů. Jednotlivé činnosti podporované docházkovým modulem systému OKbase jsou podrobněji popsány v následujících odstavcích.

Plánování směn

Plánování směn je zvláště důležité v případě organizací, které mají více provozoven, pracovní dobu s nerovnoměrným rozložením a delší vyrovnávací období. Základním mechanismem je automatické generování plánů na základě šablon směn přiřazených zaměstnancům. Při plánování směn docházkový systém hlídá dodržení zákonných omezení, například nepřetržitého odpočinku mezi směnami a v týdnu, práci přesčas, noční práci, omezení pro mladistvé a řadu dalších parametrů. OKbase poskytuje průběžnou kontrolu obsazenosti v osobách a hodinách v požadovaném členění (skupiny, oddělení, provozovny) a údaje o příslušných osobních nákladech, které z plánu vyplývají. Plánování umožní provádět zápůjčky směn zaměstnanců mezi provozovnami a automatické rozúčtování práce na příslušná nákladová střediska. Systém umožňuje efektivní informování zaměstnanců o jejich plánu směn a o operativních změnách plánu, prostřednictví web samoobsluhy, mobilního telefonu a zasílání e-mailu.

Odhad nákladů práce

Na základě plánu směn je možné provést kvalifikovaný odhad nákladů práce v libovolném členění podle jednotek, pro které se plánují směny, v denním, týdenním, nebo libovolném delším období. Při překročení disponibilní bilance nákladů je možné přeplánovat obsazení směn, redukovat přesčasovou práci a využít levnější pracovní sílu.

Plánování pohotovostí

Podobně jako při plánování směn postupuje zaměstnavatel při plánování pohotovostí. Zaměstnanci zařazení v plánu pohotovosti nemohou být současně plánováni na směnu, plánování směn je zpravidla primární.

Plánování nepřítomností

Plánování nepřítomnosti zaměstnanců, zejména dovolených, je jedním z podkladů pro plánování směn a pohotovostí. Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, případně si zaměstnanci vytvoří plán dovolených, který předloží zaměstnavateli ke schválení. Schvalovací proces využívá e-mailové zprávy s funkčními odkazy do aplikace. Výhodou je automatické vytvoření záznamů schváleného plánu nepřítomnosti v kalendáři Microsoft Outlook.

Evidence pracovní doby

Docházka získává vstupní data prostřednictvím docházkových terminálů a dotykových tabletů, které mohou poskytovat řadu doplňkových funkcí pro uživatele, kteří nemají přístup k vlastnímu počítači. K vytvoření docházkového záznamu na terminálu se zpravidla používá bezkontaktní čipová karta, mobilní telefony s rozhraním NFC, případně snímač biometrických údajů. Navíc lze v OKbase umožnit zadávat záznamy prostřednictvím web formuláře nebo mobilního telefonu, automaticky generovat záznamy podle směn a evidovat pouze nepřítomnosti (negativní docházku), nebo importovat záznamy z externího (nejčastěji přístupového) systému.

Pracovní cesty

Docházka podporuje činnosti spojené s přípravou, plánováním, schvalováním, průběhem i vyúčtováním tuzemských a zahraničních pracovních cest. Samozřejmostí je počítání náhrad a vyúčtování služebních cest, ať už do mezd zaměstnance či do účetního programu.

Uzavření a schválení docházky

Docházkový modul OKbase má nastaven kontrolní mechanismus a automatickou validaci pro hlídání návaznosti a konzistence docházkových dat a různých přerušení práce. Systém vyhodnotí a upozorní na chyby, které mohou být vyhodnoceny jako kritické či pouze informativní. V případě kritické chyby, která brání uzavření docházky, je nutná oprava od zaměstnance či vedoucího. Uzavírání docházky probíhá na základě jedno nebo dvou-úrovňového schvalovacího procesu a slouží jako podklad pro výpočet mezd.

Přizpůsobení potřebám uživatelů

Vzhledem k různým požadavkům zaměstnavatelů a měnící se legislativě je docházka v OKbase moderní, velmi obecný a široce konfigurovatelný systém. Stále více zaměstnavatelů si uvědomuje, že bezvadná evidence pracovní doby je povinná i potřebná a pořizuje si kvalitní software pro docházku stejně samozřejmě, jako systémy pro finanční a mzdové účetnictví.

Vyšlo v: CIO Bussiness World.cz 10/2015 (URL)