V hangárech AERO Vodochody: když špičková výroba potřebuje stejně přesné HR

Ve společnosti AERO Vodochody AEROSPACE, a.s. se už více než 105 let píše historie českého letectví. Tento průmysl stojí na přesnosti, kvalitě a bezpečnosti. Stejnou preciznost potřebovala firma při řízení 1 600 zaměstnanců. Řešení našla v systému OKbase.

Areál AERO Vodochody je místem, kde se přirozeně potkává tradice s moderní technologií. Firma patří mezi nejstarší letecké výrobce na světě, zároveň však pracuje s nejvyspělejšími výrobními postupy současnosti. Zatímco výroba funguje podle nejpřísnějších standardů leteckého průmyslu, oblast HR ještě nedávno zatěžovala poměrně náročná administrativa.

„Dřív jsme museli volat, psát e-maily nebo osobně nosit žádosti. Dělalo se to ručně,“ vzpomíná na dobu před digitalizací HR manažerka Marcela Kalousová.

Společnost tehdy využívala velké zahraniční ERP řešení. Postupně se ale ukázalo, že potřebuje systém, který bude pružnější a lépe přizpůsobitelný specifickým potřebám firmy. Rozhodnutí nakonec padlo i na základě dobrých zkušeností a doporučení z vedení společnosti. Český systém OKbase se ve firmě rychle osvědčil a zaměstnanci mu začali familiárně říkat „ókábejska“.

Jednotné HR procesy a méně administrativy

Jedním z hlavních cílů implementace bylo sjednotit HR agendu a omezit množství ruční práce. „Chtěli jsme sjednotit všechny HR procesy a odstranit zbytečnou ruční práci,“ vysvětluje Marcela. Změna se projevila především v každodenní práci zaměstnanců. Systém umožnil zavést samoobslužné funkce, díky nimž si lidé mohou většinu běžných HR úkonů vyřídit sami. „I ti, kteří nemají firemní počítač, dnes ovládají 'ókábejsku' ze svých osobních telefonů,“ dodává.

Zaměstnanci tak dnes jednoduše podají žádost o dovolenou, stáhnou si výplatní pásku nebo potvrdí potřebné dokumenty – a to odkudkoli, bez nutnosti osobní návštěvy personálního oddělení.

Až 250 kvalifikací na jednoho zaměstnance

Letecký průmysl má zároveň velmi specifické nároky na kvalifikaci pracovníků. U zaměstnanců je nutné přesně sledovat, zda mají všechna oprávnění potřebná pro práci na jednotlivých částech letadla.

„Jako letecká společnost máme velmi vysoké nároky. Zaměstnanec u nás může mít i 250 různých kvalifikací a certifikací,“ upozorňuje Marcela.

Během implementace proto bylo nutné převést rozsáhlé množství dat z původního systému – téměř 46 000 záznamů a přibližně 1 500 typů vzdělávání. Agenda, která byla dříve administrativně velmi náročná, je dnes z velké části automatizovaná. Systém hlídá platnost kvalifikací, upozorňuje na blížící se expiraci a pomáhá plánovat další školení.

Když do společnosti nastoupí nový zaměstnanec, systém mu automaticky přiřadí povinná školení podle pracovní pozice. „Nám tak odpadá riziko, že by někdo pracoval s neplatným certifikátem,” dodává.

Rychlejší zpracování mezd i jednodušší reporting

Digitalizace HR procesů přinesla výrazné zjednodušení práce také pro HR oddělení a mzdovou účtárnu. Zpracování mezd se podařilo zkrátit ze sedmi dnů na tři. Snadnější je také vytváření reportů pro vedení společnosti nebo kontrolní orgány.

„Co velmi oceňujeme, je zákaznický servis. Když je problém, dovoláme se reálnému člověku. Někdo se naším dotazem opravdu zabývá,“ zdůrazňuje HR manažerka.

Podle firmy právě osobní přístup a partnerská spolupráce odlišují OKbase od velkých globálních řešení. AERO se navíc svými zkušenostmi podílí i na dalším vývoji systému.

Technologie, která podporuje tradici

Implementace v takovém kolosu, jakým AERO je, trvala pouhý půlrok. Dnes je OKbase plně integrována do firemního prostředí a připravena také na napojení na nový ERP systém IFS. Společnost zároveň plánuje další digitalizační kroky, například zavedení elektronických podpisů. Zatímco v hangárech pokračuje vývoj moderních letadel, o pořádek v personální administrativě se stará „ókábejska“.

Zdroj: e15.cz