Nástroje OKbase pro paperless workflow HR dokumentů

11. června 2024

Nástroje OKbase pro paperless workflow HR dokumentů

Digitalizované HR procesy zrychlují a usnadňují přístup k důležitým dokumentům a informacím. Výrazně zvyšují bezpečnost dat a umožňují flexibilní práci odkudkoliv. Jejich zavedení oceníte jak na mzdovém a personálním, tak i vaši zaměstnanci a management.

Podívejme se společně na 4 nástroje OKbase, které k digitalizaci HR procesů potřebujete. Aktuálně je díky nim možné řešit paperless už přes 55 typů dokumentů (výplatní lístky nepočítáme) a postupně přidáváme další scénáře.   

 

1/ Evidence souhlasů

Svůj souhlas může zaměstnanec udílet přímo v OKbase prostřednictvím tlačítek. Příklady:

  • Souhlas se směrnicí
  • Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR)
  • Souhlas s doručováním dokumentů elektronickou cestou
  • Souhlas se srážkami ze mzdy za Multisport kartu nebo na penzijní pojištění
  • Souhlas s dohodou o výkonu práce z domova
  • a mnohé další 

Jak to funguje? HR oddělení vytvoří zprávu, kterou pošle vybranému okruhu lidí. Zaměstnancům se zpráva zobrazí přímo v OKbase, případně je link přesměruje na dokument umístěný např. na intranetu. Zaměstnanec pak jen klikne na tlačítko Potvrdit/Odmítnout a je hotovo. Odpověď je zaznamenaná auditovatelnou elektronickou systémovou stopou.

2/ Uživatelské formuláře (UFO)

Jak to funguje? Vše, co zaměstnanec dříve posílal e-mailem, poštou, vzkazoval přes svého vedoucího, vyřizoval telefonicky nebo osobně u vás na personálním, může odeslat přes formulář v OKbase. Ten ho provede náležitostmi, co kde vyplnit podle příslušného typu dokumentu a připomene mu i postup (například, že je nutné doložit nějaký dokument). Na HR došlé informace zkontrolujete a potvrdíte přenos dat do systému. Pokud něco chybí nebo je špatně zadáno, vrátíte formulář přes OKbase zaměstnanci k úpravě či doplnění. Vše proběhne bez zbytečného papírování či ručního přepisování. UFO může používat každá firma, která zpřístupnila webového klienta svým zaměstnancům.

Typické využití UFO je pro tyto scénáře:

  • Hlášení změn v osobních údajích
  • Přihlášení se ke slevám na dani
  • Žádosti o různá potvrzení
  • Žádost o benefity
  • Žádost o pracovní pomůcky
  • Přihláška k účasti na vzdělávání 
  • Další

Pokud nabíráte často nové lidi, oceníte tzv. „anonymní“ UFO, přes který se dá vyplnit osobní dotazník. Je to efektivní a přitom zcela bezpečný způsob získání všech potřebných personálních údajů od budoucích zaměstnanců, kteří ještě nemají přihlašovací údaje do OKbase.

Jak to funguje? Pro každého jednotlivce systém vygeneruje speciální jednorázový kód s omezenou časovou platností, budoucí zaměstnanec zadá potřebné údaje, vybraná osoba (typicky vedoucí) může doplnit další informace a personalista (po kontrole dat) vše naimportuje přímo do evidence zaměstnanců. 

3/ Generování dokumentů a potvrzení pro zaměstnance              

Různé typy dokumentů, o které vás zaměstnanec žádá prostřednictvím uživatelského formuláře nebo které mu chcete z HR oddělení či mzdové účtárny předat, můžete generovat přímo v OKbase.

Příklady nejčastěji generovaných dokumentů:

  • Zápočtový list
  • Potvrzení o příjmu pro různé účely
  • Potvrzení pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění
  • Potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů na sociální či zdravotní pojištění atp.

4/ Digitální podpis

Dokument, který jste zvyklí vytvořit přes šablonu, můžete namísto do tiskárny poslat do předem nastaveného automatizovaného workflow pro digitální podpis.

Zaměstnanci/adresátovi i osobě/osobám oprávněným za vaši firmu podepisovat přijde do e-mailové schránky notifikace, že na ně čeká dokument k podpisu (nejprve jedné, a pak druhé straně tak, jak jste si určili). Obě strany ho mohou zkontrolovat, připomínkovat nebo vrátit autorovi dokument k úpravě, dokud se úplně neshodnou, aby ho mohli podepsat odpovídajícím digitálním podpisem. Dokument jde eventuálně i stornovat a místo něj vytvořit nový. Jakmile je kolečko hotové, přijde vám na HR upozornění, že je podepsaný dokument už uložený ve složce zaměstnance.

Kromě toho, že můžete podepisovat v jakoukoli denní dobu a odkudkoli, spočívá velká výhoda digitálního podpisu v tom, že lze dokumenty podepsat hromadně např. při plošné změně místa výkonu práce, navýšení mezd atp.  

 

 

Na detailní postup digitálního podepisování v OKbase při integraci aplikace OBELISK SP se můžete podívat v záznamu ze semináře Akademie digitální důvěry SEFIRA, kde náš konzultant Matěj Klír představuje celé řešení. 

 

Využíváte už také všechny tyto nástroje naplno? Kontaktujte svého OKbase obchodníka nebo nám napište okbase@oksystem.cz.

Společně probereme možnosti a přehled dokumentů připravených k digitalizaci, včetně obvyklého způsobu potvrzení/podpisu dokumentu (od jednoduché elektronické systémové stopy až po elektronické podepisování).


Další aktuality

Archiv aktualit

2024

2023

2022

2021

2020

2019

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

2011

Zaujala vás OKbase?
Chcete se dozvědět více? Napište nám.

Upřesněte nám, co potřebujete vyřešit. Ozveme se vám zpět.






Informace o zpracování osobních údajů.
Položky označené * prosím vyplňte.

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.