MENU

Šest set lidí, tři směny, jeden systém. OKbase pomáhá John Crane s HR řízením

18. srpna 2025

Šest set lidí, tři směny, jeden systém. OKbase pomáhá John Crane s HR řízením

OKbase pomáhá firmě John Crane s efektivním HR řízením 600 zaměstnanců. V rozhovoru s Jaroslavem Dostálem, HR manažerem pro východní Evropu, jsme se mimo jiné dozvěděli, proč má klidné spaní, a to i ve chvíli, kdy do firmy přijde kontrola.

John Crane je celosvětovým lídrem v oblasti kritických technologií pro energetický a zpracovatelský průmysl a inovátorem v oblasti rotačních zařízení, což zahrnuje mechanické ucpávky, spojky, filtrační systémy a digitální diagnostická řešení. Jako významný hráč na trhu v ČR stabilně zaměstnává přes šest stovek zaměstnanců. Ti pracují v různých směnách (jednosměnný, dvousměnný či třísměnný provoz) s flexibilní pracovní dobou. Směnové kalendáře jsou navíc připravené na míru specifickým potřebám jednotlivých oddělení.

Výběrové řízení jen pro náročné

Dříve čelila společnost John Crane problémům s roztříštěným HR systémem, kde docházku a mzdy zajišťovali různí dodavatelé. „Věděli jsme, že stávající model byl značně neefektivní,“ uvádí Jaroslav Dostál. „Hledali jsme proto dodavatele, který by byl schopný pokrýt celou škálu našich potřeb a sjednotit vše do jednoho systému.“

Jednání o výběru nového personálního softwaru začala přibližně v polovině roku 2018. Pro klasické výběrové řízení John Crane oslovil 12 až 15 externích společností. „Pouze omezený počet subjektů ve výběrovém řízení splňoval naši představu, a tak se OKbase, respektive OKsystem, dostal do nejužšího kola, a nakonec výběrové řízení vyhrála! A my jsme za to dodneška rádi,“ dodává Dostál.

Přechod na OKbase proběhl v roce 2020. Jaroslav Dostál byl původně zodpovědný za implementaci OKbase v divizi Smiths Medical (která se později odštěpila od Smiths Group a stala se součástí ICU Medical, ale nadále spolupracuje s OKsystemem), ale od roku 2023 je zpět v John Crane. „I rozchod jsme s OKbase zvládli snadno,“ popisuje svou zkušenost s tímto HR řešením, které ho provází napříč různými provozy.

OKbase v cloudu: Neocenitelná výhoda

V John Crane využívají OKbase jako SaaS v cloudu, přičemž aktuálně běží na třech klíčových modulech: docházka, personalistika a mzdy, včetně outsourcingu zpracování mezd.

Právě hosting OKbase v cloudu se ukázal jako obrovská výhoda, a to především v krizových situacích. „Nedávno jsme čelili kybernetickému útoku, kvůli kterému přestala fungovat většina našich interních systémů. Jejich zprovoznění bylo velmi pomalé a komplikované,“ popisuje Jaroslav Dostál a vysvětluje: „Pro OKbase se nám podařilo získat výjimku, protože data nebyla uložená u nás, ale hostovaná externě. Díky tomu se nám v rámci recovery plánu podařilo téměř okamžitě obnovit přístup k webovému klientovi.“

Tato nezávislost na firemní síti se osvědčila i v minulosti. „Před pár lety se nám stalo, že vyhořela trafo stanice a společnost zůstala bez proudu, budova bez sítě, a tak nebylo možné kontaktovat zaměstnance, protože telefonní čísla byla uložena na místním serveru,“ vzpomíná Dostál. „Dnes máme jistotu, že se k důležitým datům dostaneme odkudkoliv, kdykoliv.“

Možnosti vlastního nastavení a "klidné spaní" při auditech

Jednou z nejvíce ceněných vlastností OKbase je její flexibilita a variabilita nastavení. To umožňuje firmě personalizovat systém, vytvářet vlastní sestavy podle potřeb společnosti a snadno extrahovat datové zdroje pro další zpracování.

„Další z důležitých a podle mě nedoceňovaných vlastností OKbase je, že mám klidné spaní při interních nebo externích kontrolách a auditech,“ říká Jaroslav Dostál. „Vím, že nastavení HR procesů naší organizace je díky vám v souladu se všemi zákonnými požadavky.“ Vývojové oddělení OKbase totiž pravidelně zapracovává aktuální legislativní změny do systému. O tom, že to funguje na výbornou, svědčí i výsledek nedávného interního auditu.

Kvalita implementační fáze zásadně ovlivňuje využívání OKbase naplno

Jaroslav Dostál vyzdvihuje především kvalitu implementační fáze a znalosti, které tým získal od konzultantů, a ze kterých čerpají dodnes. „Na těchto základech stavíme vlastně kdykoliv, když chceme ušít nějaké řešení na míru našim potřebám,“ říká. Přínosem je, že HR administrátoři rozumí fungování OKbase, což jim umožňuje lépe využít potenciál systému a zapracovávat dodatečné funkcionality bez závislosti na podpoře zvenku. To vede k optimalizaci interních procesů a zefektivnění administrativy, například díky sestavám, které významně zkracují čas nutný na přípravu dodatků k pracovním smlouvám i další personální administrativu.

Samostatná práce zaměstnanců v systému

Jedním z hlavních benefitů, které OKbase firmě John Crane přinesla, je aktivní zapojení zaměstnanců do HR systému. „Důležité kritérium při hledání nového systému bylo umožnit zaměstnancům větší samosprávu personálních záležitostí – aby získali náhled do své docházky, mohli si ji sami kontrolovat, či se seznámit se s plány směn. Prostě aby jednoduše viděli, co jim vedoucí v rámci evidované odpracované doby schválili nebo neschválili,“ vysvětluje Jaroslav Dostál. „Vedoucí také aktivně využívají nástěnku pro vizualizaci stěžejních údajů, například platnosti lékařských prohlídek. S ohledem na bezpečnost práce a případné nouzové evakuace je pro nás naprosto zásadní mít přehled o přítomných a nepřítomných osobách na pracovišti včetně jejich kontaktních údajů. Oceňujeme možnost přihlášení přes mobil a responzivního zobrazení. Přínosy webového klienta jsou pro nás skutečně obrovské.“

Díky webovému klientovi mohou zaměstnanci běžně pracovat v systému, například si přebírat výplatní lístky. Společnost také přešla na elektronické zpracování daňových dokumentů, které poslední tři roky zaměstnanci vyplňují sami nebo ve spolupráci právě s mzdovým outsourcingem. „Postupujeme krůček po krůčku. Chceme, abychom měli digitalizováno co nejvíce HR procesů a co nejdříve se tak přiblížili k plně paperless řešení HR agendy,“ vysvětluje Dostál.

Plány do budoucna

Ve společnosti mají vcelku jasné plány, jak dále rozvíjet digitalizaci HR procesů. V nejbližší době chtějí rozšířit OKbase o modul vzdělávání. Již spustili digitalizaci zákonných školení zavedením svého nového Learning Management Systému (LMS) a aktuálně připravují lokální obsahy jednotlivých školení, která budou přizpůsobena jednotlivým pracovním pozicím. Do budoucna také plánují integrovat moduly LMS a OKbase, aby se nemuseli starat o udržování aktuálních dat v obou systémech.

Moc se těší, že až si po této fázi trochu oddechnou, zaměří se na elektronické podpisy HR dokumentů a UFO formuláře. I když si v minulosti vytvořili vlastní sady formulářů ve Wordu, chybí jim automatické propojení, které by například umožnilo nováčkům vyplnit osobní údaje ještě před nástupem a ta se do systému převedla automaticky. Právě v této oblasti vidí prostor pro zlepšení.

John Crane tak ukazuje, jak může dobře nastavený a flexibilní HR systém významně podpořit každodenní chod firmy i její dlouhodobý rozvoj. Díky OKbase se daří nejen zefektivnit interní procesy a zajistit bezproblémové plnění legislativních požadavků, ale i postupně přecházet k automatizaci HR procesů.

 


Další aktuality

Archiv aktualit

2025

2024

2023

2022

2021

2020

2019

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

2011

Zaujala vás OKbase?
Chcete se dozvědět více? Napište nám.

Upřesněte nám, co potřebujete vyřešit. Ozveme se vám zpět.






Informace o zpracování osobních údajů.
Položky označené * prosím vyplňte.

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.