Od JMHZ až po kompletní
zpracování mezd

Dejte zaměstnancům možnost vyřídit si vybrané mzdové a daňové dokumenty jednoduše online. Srozumitelný průvodce je provede potřebnými kroky. Ve webové aplikaci si mohou zobrazit a vytisknout elektronické výplatní lístky, které lze také zasílat e-mailem, intuitivně vyplnit Prohlášení poplatníka daně a vytvořit Žádost o roční zúčtování daně nebo Žádost o vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech. Elektronicky můžete zaměstnancům distribuovat také Evidenční listy důchodového pojištění. Systém upozorňuje na blížící se termíny a v maximální míře využívá údaje, které už jsou v OKbase evidované. Prohlášení k dani a Žádost o roční zúčtování daně tak můžete zpracovat plně bez papírování.

Personální agenda, rozvoj zaměstnanců, hodnocení i organizační struktura na jednom místě. Personalistika vám dává přehled o pracovním a organizačním zařazení zaměstnanců, jejich kvalifikacích, lékařských prohlídkách, pracovních pomůckách a dalších personálních údajích a pomocí nástěnek upozorňuje na důležité události a blížící se termíny. Vzdělávání usnadňuje plánování, organizaci i vyhodnocování vzdělávacích aktivit včetně přihlašování účastníků, sledování nákladů, rozpočtů a přínosů, hodnocení pomocí dotazníků i tvorby a sledování individuálních vzdělávacích plánů. Hodnocení podporuje průběžné i periodické hodnocení zaměstnanců od sebehodnocení po hodnocení nadřízeným a umožňuje nastavit vlastní formuláře, kritéria, kompetence, cíle a hodnoticí škály jako podklad pro rozvoj zaměstnanců, plánování vzdělávání a řízení talentů. Systemizace pak přehledně propojuje organizační strukturu, pracovní místa, odpovědnosti a schvalovací pravomoci, umožňuje plánovat organizační změny a sledovat obsazení pracovních míst. Pomocí typových pozic můžete sjednotit požadavky na vzdělávání, odborné znalosti, lékařské prohlídky, pracovní vybavení i hodnoticí procesy. Organizační struktura zároveň slouží jako základ pro automatické řízení přístupových práv, schvalovacích procesů a manažerských pravomocí a poskytuje podklady pro personální plánování a řízení kapacit.

Zapojte oprávněné uživatele do zadávání, uzavírání a schvalování vybraných mzdových složek přímo prostřednictvím webové samoobsluhy. Ušetříte si čas a omezíte administrativu i chyby vznikající při ručním přepisování údajů. U každé mzdové složky je přehledně evidováno, kdo ji zadal, kdo proces uzavřel a kdo ji následně schválil. Mzdové složky navíc můžete zadávat s předstihem pro budoucí období. Pro nastavení schvalovacího procesu je potřeba modul Personalistika a systemizace.

Zjednodušte evidenci pracovní doby od naplánované směny až po podklady pro mzdy. OKbase automaticky eviduje pracovní dobu podle naplánovaných směn a umožňuje pracovat s pevným, pružným i rovnoměrným rozvržením pomocí směn, kalendářů a šablon. Na jednom místě zpracujete přesčasy a náhradní volno, příplatky, pohotovosti, dovolené, přestávky, nárok na stravné, překážky v práci, sick days i další nepřítomnosti. Systém automaticky počítá příplatky za práci v noci, o víkendech a ve svátek, nárok na dovolenou a její krácení i nárok na stravné a podporuje elektronické žádosti o vybrané nepřítomnosti. Vedoucí mají přehled o pracovní době svých podřízených a systém je upozorní na chyby v evidenci docházky i směn. Docházku lze kontrolovat, elektronicky uzavírat a schvalovat, ručně upravovat podle přidělených oprávnění a rozdělit zaměstnance do skupin podle různých docházkových metodik. Nechybí přehled odpracovaných i neodpracovaných hodin, uživatelské nastavení docházkových záznamů a složek ani monitorování přítomnosti osob na pracovišti včetně důvodů příchodu a odchodu. Výsledná docházková data se následně předávají přímo do mzdového modulu OKbase.

Získejte přehled o pracovní době i ve vícesměnných provozech a tam, kde se směny plánují operativně. Docházku zaměstnanců snadno zaznamenáte pomocí docházkových terminálů a čipových karet, mobilního docházkového terminálu, NFC nálepek nebo Bluetooth majáků. Modul podporuje rovnoměrné i nerovnoměrné, pevné a pružné rozvržení pracovní doby a umožňuje pracovat s libovolnými směnami, směnovými kalendáři a šablonami. Na jednom místě evidujete přesčasy a náhradní volno, příplatky, pohotovosti, dovolené, přestávky, nárok na stravné, překážky v práci, sick days i další nepřítomnosti. Systém automaticky počítá příplatky za práci v noci, o víkendech a ve svátek, nárok na dovolenou a její krácení i nárok na stravné a podporuje elektronické žádosti o vybrané nepřítomnosti. Vedoucí získají přehled o pracovní době podřízených a upozornění na chyby v evidenci. Docházku lze elektronicky uzavírat a schvalovat nebo podle oprávnění ručně upravovat ve webové samoobsluze. Modul umožňuje také rozdělit zaměstnance do skupin podle různých docházkových metodik, sledovat odpracované i neodpracované hodiny, nastavit vlastní docházkové záznamy a složky a monitorovat přítomnost osob na pracovišti včetně důvodů odchodu. Výsledná docházková data se následně předávají přímo do mzdového modulu OKbase.

Vyřiďte tuzemské i zahraniční pracovní cesty od návrhu přes schválení až po závěrečnou zprávu a vyúčtování v prostředí zaměstnaneckého portálu. Schvalování můžete nastavit jednoúrovňově i víceúrovňově podle organizační struktury a zohlednit při něm délku cesty, náklady, místo nebo dopravní prostředek včetně e-mailových notifikací. Modul automaticky vypočítá stravné podle poskytnutých jídel a nastavených sazeb, u zahraničních cest eviduje sazby jednotlivých zemí a náhrady umí přepočítat aktuálním kurzem ČNB. Evidovat můžete také zálohy, další náhrady, spolucestující, soukromá i služební vozidla, knihu jízd a tankování nebo zákonné náhrady za použití soukromého vozidla. U zahraničních cest vám průvodce usnadní evidenci překročení hranic jednotlivých států. Náhrady lze vyúčtovat v hotovosti, doplatkem do mzdy nebo kombinací obou způsobů. Pracovní cestu lze zkopírovat a její údaje automaticky přenést do modulu Docházka.

Zjednodušte podepisování pracovněprávních i dalších dokumentů a vyřiďte celý proces elektronicky. OKbase vám umožní připravit dokument podle vlastní šablony, odeslat ho do propojeného podpisového systému a následně sledovat průběh podepisování přímo v aplikaci. Snadno nastavíte pořadí podepisujících osob, zkontrolujete potřebné údaje zaměstnance a získáte přehled o stavu jednotlivých dokumentů. Podepsané dokumenty zůstávají dostupné prostřednictvím propojeného archivu a systém zároveň eviduje souhlasy zaměstnanců s elektronickou komunikací včetně jejich historie. Omezíte tak papírování, ruční předávání dokumentů i administrativu spojenou s jejich podpisem.