Moderní docházkový software: Co všechno dokáže evidovat?

27. října 2015

Moderní docházkový software: Co všechno dokáže evidovat?

Docházka vede evidenci pracovní doby, tzn. příchodů, odchodů a přerušení práce zaměstnanců, dále umožňuje plánovat a evidovat práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti, navrhovat, schvalovat a evidovat pracovní cesty, dovolené, přestávky a překážky v práci. Docházka umožňuje plánování směn, pohotovostí, přesčasů a nepřítomnosti zaměstnanců pro pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozvržením a současně hlídá splnění všech zákonných požadavků a limitů. Jednotlivé činnosti podporované docházkovým modulem systému OKbase jsou podrobněji popsány v následujících odstavcích.

Plánování směn

Plánování směn je zvláště důležité v případě organizací, které mají více provozoven, pracovní dobu s nerovnoměrným rozložením a delší vyrovnávací období. Základním mechanismem je automatické generování plánů na základě šablon směn přiřazených zaměstnancům. Při plánování směn docházkový systém hlídá dodržení zákonných omezení, například nepřetržitého odpočinku mezi směnami a v týdnu, práci přesčas, noční práci, omezení pro mladistvé a řadu dalších parametrů. OKbase poskytuje průběžnou kontrolu obsazenosti v osobách a hodinách v požadovaném členění (skupiny, oddělení, provozovny) a údaje o příslušných osobních nákladech, které z plánu vyplývají. Plánování umožní provádět zápůjčky směn zaměstnanců mezi provozovnami a automatické rozúčtování práce na příslušná nákladová střediska. Systém umožňuje efektivní informování zaměstnanců o jejich plánu směn a o operativních změnách plánu, prostřednictví web samoobsluhy, mobilního telefonu a zasílání e-mailu.

Odhad nákladů práce

Na základě plánu směn je možné provést kvalifikovaný odhad nákladů práce v libovolném členění podle jednotek, pro které se plánují směny, v denním, týdenním, nebo libovolném delším období. Při překročení disponibilní bilance nákladů je možné přeplánovat obsazení směn, redukovat přesčasovou práci a využít levnější pracovní sílu.

Plánování pohotovostí

Podobně jako při plánování směn postupuje zaměstnavatel při plánování pohotovostí. Zaměstnanci zařazení v plánu pohotovosti nemohou být současně plánováni na směnu, plánování směn je zpravidla primární.

Plánování nepřítomností

Plánování nepřítomnosti zaměstnanců, zejména dovolených, je jedním z podkladů pro plánování směn a pohotovostí. Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, případně si zaměstnanci vytvoří plán dovolených, který předloží zaměstnavateli ke schválení. Schvalovací proces využívá e-mailové zprávy s funkčními odkazy do aplikace. Výhodou je automatické vytvoření záznamů schváleného plánu nepřítomnosti v kalendáři Microsoft Outlook.

Evidence pracovní doby

Docházka získává vstupní data prostřednictvím docházkových terminálů a dotykových tabletů, které mohou poskytovat řadu doplňkových funkcí pro uživatele, kteří nemají přístup k vlastnímu počítači. K vytvoření docházkového záznamu na terminálu se zpravidla používá bezkontaktní čipová karta, mobilní telefony s rozhraním NFC, případně snímač biometrických údajů. Navíc lze v OKbase umožnit zadávat záznamy prostřednictvím web formuláře nebo mobilního telefonu, automaticky generovat záznamy podle směn a evidovat pouze nepřítomnosti (negativní docházku), nebo importovat záznamy z externího (nejčastěji přístupového) systému.

Pracovní cesty

Docházka podporuje činnosti spojené s přípravou, plánováním, schvalováním, průběhem i vyúčtováním tuzemských a zahraničních pracovních cest. Samozřejmostí je počítání náhrad a vyúčtování služebních cest, ať už do mezd zaměstnance či do účetního programu.

Uzavření a schválení docházky

Docházkový modul OKbase má nastaven kontrolní mechanismus a automatickou validaci pro hlídání návaznosti a konzistence docházkových dat a různých přerušení práce. Systém vyhodnotí a upozorní na chyby, které mohou být vyhodnoceny jako kritické či pouze informativní. V případě kritické chyby, která brání uzavření docházky, je nutná oprava od zaměstnance či vedoucího. Uzavírání docházky probíhá na základě jedno nebo dvou-úrovňového schvalovacího procesu a slouží jako podklad pro výpočet mezd.

Přizpůsobení potřebám uživatelů

Vzhledem k různým požadavkům zaměstnavatelů a měnící se legislativě je docházka v OKbase moderní, velmi obecný a široce konfigurovatelný systém. Stále více zaměstnavatelů si uvědomuje, že bezvadná evidence pracovní doby je povinná i potřebná a pořizuje si kvalitní software pro docházku stejně samozřejmě, jako systémy pro finanční a mzdové účetnictví.

 

Vyšlo v: CIO Bussiness World.cz 10/2015 (URL)


Další aktuality

Archiv aktualit

2022

2021

2020

2019

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

2011

Zaujala vás OKbase?
Chcete se dozvědět více?

Napište nám, co potřebujete vyřešit. Ozveme se vám zpět.






Informace o zpracování osobních údajů.
Položky označené * prosím vyplňte.

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.