Je to ten pravý... aneb jak vybrat docházkový systém a co musí umět?

Evidence pracovní doby je základem hladkého fungování firmy. A přesto mnoho personalistů stále žije ve světě excelových tabulek, ručního zadávání a následných oprav. Pokud máte pocit, že vám docházka bere víc energie, než by měla, je čas jednat...

Co je docházkový systém 

Když se řekne docházkový systém, spoustě lidí naskočí představa pouhého hlídání příchodů a odchodů. Jenže realita je dnes mnohem dál. Moderní docházkový systém je šikovný pomocník, který hlídá věci, které by jinak ležely na vašich bedrech – tedy směny, dovolené, home office, přesčasy i drobné změny v docházce, které se v běžném provozu objevují téměř denně. 

Dá se pohodlně propojit s terminály, čipovými kartami nebo mobilní aplikací, takže všechna data tečou do systému sama, přesně a bez nutnosti kontroly a přepisování. 

Co by měl docházkový systém umět 

Aby vám docházkový systém opravdu pomáhal, měl by zvládat jak běžné každodenní úkoly, tak nečekané situace, se kterými se ve firmě setkáváte. Dokáže vás upozornit, když se v docházce objeví něco neobvyklého nebo když se u některého zaměstnance začnou opakovat situace, které stojí za pozornost – například časté návštěvy lékaře či opakující se krátké absence. Díky tomu si personalista může všimnout, že někdo z týmu prochází náročnějším obdobím, a s těmito informacemi dál pracovat, aby mohl poskytnout potřebnou podporu. 

Automatická evidence příchodů a odchodů: 

• konec ručnímu přepisování, data proudí do systému sama. 

Podpora různých typů úvazků a směn: 

• denní, víkendový, směnný provoz, zkrácené úvazky… chytrý docházkový systém si poradí s každou kombinací. 

Napojení na mzdový systém: 

• odpracované hodiny se automaticky přenesou do mezd bez chyb a zpoždění. 

Možnost schvalování docházky: 

• vedoucí rychle schválí absence nebo úpravy, bez papírového kolečka. 

Evidence dovolené, home office a přesčasů: 

• přehled pro HR i zaměstnance kdykoli a odkudkoli. 

Soulad s legislativou: 

• hlídá aktuální změny, vede záznamy v souladu se Zákoníkem práce a GDPR a zajišťuje, že i kontroly proběhnou bez stresu. 

Podle čeho docházkový systém vybrat? 

Vybrat nový docházkový systém je trochu jako hledat nového kolegu... Chcete, aby zapadl do vašeho týmu, aby se na něj dalo spolehnout a aby vám každý den ulehčil práci. Ideálně takového, který vám pomůže udělat pořádek v docházce, směnách i absencích. 

Aby pro vás hledání toho pravého „parťáka“ bylo snadnější, připravili jsme pět tipů, na které se při výběru vyplatí zaměřit. 

1. Zmapujte potřeby vaší firmy 

Každá firma má svůj vlastní rytmus. Zamyslete se nad tím, kolik máte zaměstnanců, poboček a jak složitý provoz řídíte. Zatímco menší kancelář ocení jednoduché řešení, výrobní společnost často potřebuje plnou automatizaci a chytré plánování směn. 

2. Hledejte jednoduchost 

Docházkový systém by měl být tak intuitivní, aby se v něm personalista i zaměstnanec cítili přirozeně a chtěli v něm pracovat.  

3. Prověřte integraci 

Docházkový systém by měl hladce spolupracovat s mzdovým nebo personálním softwarem, aby všechno fungovalo jako dobře sehraný tým. Například OKbase propojuje docházku, mzdy, personalistiku i vzdělávání do jednoho funkčního celku, takže odpadá přepisování dat a běžné úkoly se automatizují. 

4. Hledujte servis a podporu  

I ten nejlepší systém potřebuje občasnou péči. Zjistěte, jakou zákaznickou podporu poskytovatel nabízí, zda pravidelně aktualizuje systém a hlídá legislativní změny. Troufnete si odhadnout, kolik požadavků ročně odbaví klientská linka OKbase? Odpověď najdete v článku. 

5. Ověřte bezpečnost  

Data o příchodech, odchodech a přesčasech jsou citlivá. Ujistěte se, že systém splňuje pravidla GDPR a pracuje se zabezpečením, které chrání informace zaměstnanců i celé firmy. 

Věřte, že „ten pravý“ docházkový systém dokáže práci usnadnit a přinést klidné spaní vám i vašemu HR týmu – stejně jako ve firmě John Crane, kde užívají OKbase. 

Šest set lidí, tři směny, jeden systém. Podívejte se, jak ve výrobní firmě John Crane probíhal výběr HR řešení a jak díky OKbase mají všechna data na jedničku i při interních a externích kontrolách.